Συγκεκριμένη απόφαση, συγκεκριμένος χάρτης
Ξεκινήστε από το ζήτημα και το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα. Προσδιορίστε τη διαδικασία, τις επίσημες αρμοδιότητες και το αναμενόμενο χρονοδιάγραμμα. Ένας γενικός στόχος, όπως η ενίσχυση θεσμικών σχέσεων, αφήνει πολλές επιλογές ανοιχτές. Μια συγκεκριμένη απόφαση βοηθά να αξιολογηθούν οι κρίσιμες σχέσεις, οι πληροφορίες που λείπουν και η κατάλληλη στιγμή παρέμβασης.
One9Six / Πρακτική εφαρμογή
Χάρτης αρμοδιοτήτων, τεκμηρίωσης και χρονισμού
Ξεκινήστε από τη συγκεκριμένη απόφαση και τη διαδικασία λήψης της. Καταγράψτε τη θεσμική αρμοδιότητα χωριστά από την εκτίμησή σας για μια θέση. Μια ανεπιβεβαίωτη υπόθεση δεν πρέπει να γίνεται χαρακτηρισμός που ακολουθεί ένα πρόσωπο σε όλο το έργο.
| Πεδίο | Καταγραφή | Πρακτικός έλεγχος |
|---|---|---|
| Αρμόδιος απόφασης | Θεσμική αρμοδιότητα και σχετική διαδικασία | Επαληθεύστε από επίσημες αρμοδιότητες και δημοσιευμένη διαδικασία |
| Συμμετέχων | Τεχνική εισήγηση, ρόλος διαβούλευσης ή ευθύνη υλοποίησης | Ορίστε ποιες πληροφορίες χρειάζεται και ποιες μπορεί να παρέχει |
| Αρχείο επαφής | Σκοπός, τεκμηρίωση, εκκρεμές ερώτημα, υπεύθυνος και επόμενη ημερομηνία | Καταγράψτε συμφωνημένες ενέργειες χωριστά από την εκτίμησή σας |
Εφαρμόστε στο επόμενο έργο
- Αναθεωρήστε όταν αλλάζουν αρμοδιότητες ή προθεσμίες διαβούλευσης.
- Διατηρήστε στοιχεία επικοινωνίας και σημειώσεις με συμφωνημένα δικαιώματα πρόσβασης.
- Διατυπώστε συγκεκριμένο αίτημα συνάντησης χωρίς υπόσχεση αποτελέσματος.
Αρμοδιότητα, επιρροή και εφαρμογή
Ο τελικός υπογράφων μπορεί να εξαρτάται από τεχνική εισήγηση, έγκριση προϋπολογισμού ή δυνατότητα εφαρμογής άλλου φορέα. Καταγράψτε χωριστά αυτούς τους ρόλους. Διακρίνετε όσα γνωρίζετε για τις προτεραιότητες κάθε συνομιλητή από όσα υποθέτετε. Ο τίτλος από μόνος του δεν αποκαλύπτει ποιος εγκρίνει, ποιος εισηγείται και ποιος αναλαμβάνει την υλοποίηση.
Κάθε συνάντηση χρειάζεται αντικείμενο
Μια συνάντηση μπορεί να αποσαφηνίσει ένα ζήτημα, να ελέγξει μια επιχειρηματολογία ή να ορίσει ένα επόμενο βήμα. Προετοιμάστε τη θέση, τα στοιχεία και τις ερωτήσεις, λαμβάνοντας υπόψη τι ενδιαφέρει τον συνομιλητή. Μετά τη συνάντηση, καταγράψτε χωριστά όσα συζητήθηκαν και όσα συμφωνήθηκαν, καθώς και ποιος αναλαμβάνει τη συνέχεια.
Η χαρτογράφηση εξελίσσεται μαζί με το έργο
Οι αρμοδιότητες, οι προτεραιότητες και οι διαθέσιμες πληροφορίες μεταβάλλονται. Ενημερώνετε τον χάρτη μετά από ουσιαστικές συναντήσεις ή αλλαγές στη διαδικασία. Κρατήστε πηγή και ημερομηνία για τις βασικές εκτιμήσεις. Η πρόοδος φαίνεται στην καλύτερη κατανόηση της απόφασης και στον σαφή προσδιορισμό της επόμενης ενέργειας, του υπευθύνου και του χρόνου υλοποίησης.