Πρακτικό υπόδειγμα
Προετοιμασία θεσμικών συναντήσεων
Πηγαίνετε στη συνάντηση με σαφή σκοπό και φύγετε με συγκεκριμένο επόμενο βήμα. Ένα σύντομο brief για την επιχειρηματολογία, τα στοιχεία και τις ερωτήσεις σας.
One9Six / Πρακτική εφαρμογή
Χάρτης αρμοδιοτήτων, τεκμηρίωσης και χρονισμού
Ξεκινήστε από τη συγκεκριμένη απόφαση και τη διαδικασία λήψης της. Καταγράψτε τη θεσμική αρμοδιότητα χωριστά από την εκτίμησή σας για μια θέση. Μια ανεπιβεβαίωτη υπόθεση δεν πρέπει να γίνεται χαρακτηρισμός που ακολουθεί ένα πρόσωπο σε όλο το έργο.
| Πεδίο | Καταγραφή | Πρακτικός έλεγχος |
|---|---|---|
| Αρμόδιος απόφασης | Θεσμική αρμοδιότητα και σχετική διαδικασία | Επαληθεύστε από επίσημες αρμοδιότητες και δημοσιευμένη διαδικασία |
| Συμμετέχων | Τεχνική εισήγηση, ρόλος διαβούλευσης ή ευθύνη υλοποίησης | Ορίστε ποιες πληροφορίες χρειάζεται και ποιες μπορεί να παρέχει |
| Αρχείο επαφής | Σκοπός, τεκμηρίωση, εκκρεμές ερώτημα, υπεύθυνος και επόμενη ημερομηνία | Καταγράψτε συμφωνημένες ενέργειες χωριστά από την εκτίμησή σας |
Εφαρμόστε στο επόμενο έργο
- Αναθεωρήστε όταν αλλάζουν αρμοδιότητες ή προθεσμίες διαβούλευσης.
- Διατηρήστε στοιχεία επικοινωνίας και σημειώσεις με συμφωνημένα δικαιώματα πρόσβασης.
- Διατυπώστε συγκεκριμένο αίτημα συνάντησης χωρίς υπόσχεση αποτελέσματος.
Στην πράξη
Ξεκινήστε με
τις σωστές ερωτήσεις.
Δουλέψτε τον οδηγό μαζί με τους ανθρώπους του έργου. Κρατήστε σημειώσεις για όσα γνωρίζετε, όσα χρειάζονται έλεγχο και ποιος θα αναλάβει το επόμενο βήμα.
Λήψη PDF- Απόφαση: ποιο συγκεκριμένο ζήτημα ή απόφαση αφορά η επικοινωνία?
- Συνομιλητής: ποια αρμοδιότητα έχει και πώς επηρεάζει την απόφαση?
- Προτεραιότητες: τι γνωρίζετε με βεβαιότητα για τον συνομιλητή και τι υποθέτετε?
- Στόχος: τι πρέπει να διευκρινίσει, να επιτρέψει ή να επιλύσει η συζήτηση?
- Θέση: ποιο είναι το επιχείρημά σας σε τρεις σαφείς προτάσεις?
- Τεκμηρίωση: ποια στοιχεία, παραδείγματα και έγγραφα στηρίζουν τη θέση?
- Ερωτήσεις: τι χρειάζεται να κατανοήσετε από την άλλη πλευρά?
- Κατάλληλη στιγμή: γιατί είναι κατάλληλη η στιγμή και ποιοι περιορισμοί πρέπει να ληφθούν υπόψη?
- Καταγραφή: τι συζητήθηκε, τι συμφωνήθηκε και τι παραμένει ανοιχτό?
- Συνέχεια: ποιος αναλαμβάνει την επόμενη ενέργεια και πότε?